Ciri ciri surat masuk dan surat keluar

Ciri ciri surat masuk dan surat keluar?

Jawaban 1 :

Surat Masuk Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos ( kantor pos ) maupun yang diterima dari kulir ( penerima surat ) dengan mempergunakan buku pengiriman ( ekspedisi ). ( Wursanto, 1991: 108).
Surat Keluar Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan ( Wursanto, 1991 :144 ). Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat mempelancar administrasi instansi tersebut.

Dijawab Oleh :

Ahmad Hidayat, S. Pd.

Jawaban 2 :

surat yg dikirim dari orng lain kepada kita sdngkan cri srt keluar adalh srt yg dikirim dri kita untuk orng lain
MAAF KLO SALAH

Dijawab Oleh :

Dedi Setiadi, S. Pd. M.Pd.

Penjelasan :

Memahami Esensi Surat dalam Komunikasi Organisasi

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan dari satu pihak ke pihak lain. Dalam konteks organisasi, surat berfungsi sebagai jembatan informasi yang menghubungkan entitas internal dengan dunia eksternal, atau antar unit di dalam organisasi itu sendiri. Keberadaannya sangat vital karena seringkali menjadi bukti sah atas suatu transaksi, keputusan, atau kesepakatan.

Setiap organisasi memiliki sistem pengelolaan surat-menyurat yang terstruktur. Sistem ini memastikan bahwa setiap informasi yang diterima atau dikirim dapat dilacak, diarsipkan, dan diakses kembali jika diperlukan. Tanpa pengelolaan surat yang baik, informasi penting bisa hilang, keputusan bisa tertunda, dan reputasi organisasi bahkan bisa terganggu. Oleh karena itu, mengenali surat masuk dan surat keluar adalah langkah awal untuk mengelola informasi secara efektif.

Ciri-Ciri Utama Surat Masuk: Gerbang Informasi Organisasi

Surat masuk merujuk pada semua surat atau dokumen tertulis lainnya yang diterima oleh suatu organisasi dari pihak luar, baik itu individu, perusahaan lain, instansi pemerintah, atau lembaga lainnya. Ini adalah gerbang informasi pertama yang masuk ke dalam sistem organisasi, seringkali membawa berita penting, permintaan, penawaran, atau keluhan yang memerlukan perhatian dan tindakan.

Sumber dan Asal Surat Masuk

Ciri paling kentara dari surat masuk adalah sumbernya yang berasal dari luar organisasi. Pengirimnya bisa sangat beragam, mulai dari pelanggan, vendor, mitra bisnis, lembaga pemerintah, hingga masyarakat umum. Setiap surat membawa identitas pengirim yang jelas, seperti nama perusahaan/individu, alamat, dan tanggal pengiriman. Seringkali, surat ini juga dilengkapi dengan kop surat resmi dari pihak pengirim.

Fungsi Kritis Surat Masuk bagi Organisasi

Fungsi surat masuk sangat beragam dan esensial. Surat ini bisa berisi permintaan penawaran, pesanan barang, keluhan pelanggan, undangan rapat, pemberitahuan perubahan kebijakan dari pemerintah, tagihan, permohonan kerja, atau bahkan ucapan selamat. Oleh karena itu, surat masuk seringkali menjadi pemicu untuk berbagai tindakan dan keputusan organisasi. Ini adalah input informasi yang menggerakkan roda operasional.

Penanganan Awal dan Pencatatan Surat Masuk

Penanganan surat masuk memiliki prosedur khusus. Setelah diterima, surat masuk biasanya akan dicatat dalam buku agenda atau sistem pencatatan elektronik. Pencatatan ini mencakup detail seperti tanggal diterima, nomor surat (jika ada dari pengirim), perihal, dan nama pengirim. Selanjutnya, surat masuk akan didisposisikan kepada unit atau individu yang berwenang untuk ditindaklanjuti. Proses ini memastikan tidak ada surat yang terlewat dan setiap informasi dapat direspon dengan tepat waktu.

Mengupas Tuntas Ciri-Ciri Surat Keluar: Representasi Resmi Organisasi

Sebaliknya, surat keluar adalah surat atau dokumen tertulis yang dibuat dan dikirimkan oleh suatu organisasi kepada pihak luar. Ini adalah representasi resmi organisasi di mata publik dan pihak eksternal lainnya. Setiap surat keluar membawa citra dan otoritas organisasi, sehingga proses pembuatannya harus dilakukan dengan sangat hati-hati dan profesional.

Tujuan dan Fungsi Surat Keluar

Tujuan surat keluar juga sangat bervariasi. Ini bisa berupa balasan atas surat masuk, penawaran produk atau jasa, pemberitahuan resmi, instruksi, perjanjian kerja sama, undangan, surat keputusan, atau bahkan surat lamaran kerja dari individu. Surat keluar berfungsi sebagai output komunikasi yang menyampaikan informasi, instruksi, atau keputusan organisasi kepada pihak eksternal.

Prosedur Penyusunan dan Persetujuan Surat Keluar

Pembuatan surat keluar melibatkan serangkaian prosedur yang ketat. Biasanya dimulai dari konsep atau draf yang diajukan oleh unit terkait, kemudian diperiksa oleh atasan atau tim legal, hingga akhirnya ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Proses persetujuan ini memastikan bahwa surat keluar telah sesuai dengan kebijakan organisasi, tidak ada kesalahan informasi, dan memiliki kekuatan hukum yang sah.

Pengarsipan dan Distribusi Surat Keluar

Setelah ditandatangani, surat keluar akan diberi nomor agenda atau nomor registrasi khusus organisasi. Salinan asli akan dikirimkan kepada penerima, sementara salinan tembusan (arsip) akan disimpan dalam file internal. Pengarsipan surat keluar sangat penting sebagai bukti telah dilakukannya komunikasi dan sebagai referensi di masa mendatang. Distribusinya pun dilakukan melalui berbagai media, mulai dari pos fisik, kurir, hingga email resmi.

Perbedaan Mendasar Antara Surat Masuk dan Surat Keluar: Perspektif Manajerial

Memahami perbedaan antara surat masuk dan surat keluar bukan hanya sekadar teori, melainkan aplikasi praktis dalam pengelolaan administrasi. Perbedaan ini mencakup arah informasi, pihak penanggung jawab, hingga implikasi hukumnya.

Arah Alur Informasi

Perbedaan paling fundamental adalah arah alur informasinya:

• Surat Masuk: Aliran informasi dari luar ke dalam organisasi (eksternal ke internal).
• Surat Keluar: Aliran informasi dari dalam ke luar organisasi (internal ke eksternal).

Pihak Penanggung Jawab dan Pengolah

Penanggung jawab utama dan pihak yang mengolah kedua jenis surat ini juga berbeda:

• Surat Masuk: Umumnya ditangani pertama kali oleh bagian resepsionis, sekretariat, atau unit kearsipan. Mereka bertanggung jawab untuk menerima, mencatat, dan mendistribusikan kepada pihak yang berhak menindaklanjuti.
• Surat Keluar: Inisiatif berasal dari unit kerja di dalam organisasi yang memerlukan komunikasi eksternal. Penanggung jawabnya adalah unit pengirim, atasan yang menandatangani, dan juga bagian sekretariat/administrasi yang mengurus pengiriman dan pengarsipan.

Implikasi Hukum dan Administrasi

Kedua jenis surat ini memiliki implikasi hukum dan administrasi yang berbeda pula:

• Surat Masuk: Berfungsi sebagai bukti penerimaan informasi, permintaan, atau pemberitahuan dari pihak luar. Dapat menjadi dasar untuk tindakan hukum jika ada sengketa atau sebagai rujukan penting dalam pengambilan keputusan organisasi.
• Surat Keluar: Merupakan pernyataan resmi atau keputusan dari organisasi. Memiliki kekuatan hukum yang mengikat organisasi terhadap pihak eksternal, dan menjadi bukti bahwa organisasi telah melakukan komunikasi atau memenuhi kewajibannya.

Nomor Agenda dan Sistem Penomoran

Setiap organisasi memiliki sistem penomoran tersendiri untuk mengidentifikasi surat-suratnya.

• Surat Masuk: Biasanya dicatat dengan nomor agenda surat masuk kronologis oleh penerima dalam organisasi, yang berbeda dari nomor surat asli yang mungkin tertera pada surat masuk tersebut (nomor dari pengirim).
• Surat Keluar: Diberi nomor urut khusus sesuai sistem penomoran surat keluar organisasi itu sendiri, yang mencerminkan kode unit, jenis surat, dan tahun keluar. Nomor ini unik untuk setiap surat keluar yang diterbitkan.

Format dan Stempel Organisasi

Perbedaan juga terlihat pada format fisiknya:

• Surat Masuk: Dapat datang dalam berbagai format dan kop surat dari berbagai institusi pengirim. Terkadang tidak menggunakan kop surat resmi jika berasal dari individu.
• Surat Keluar: Selalu menggunakan kop surat resmi organisasi, mencantumkan logo, alamat, dan kontak informasi organisasi. Umumnya juga dibubuhi stempel resmi organisasi untuk meningkatkan legalitas dan keaslian.

Pentingnya Pengelolaan Efektif Surat Masuk dan Surat Keluar

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang efektif adalah tulang punggung administrasi yang kuat. Sistem yang baik memungkinkan organisasi untuk:

• Meningkatkan Efisiensi: Informasi dapat diproses dan didistribusikan dengan cepat, mengurangi waktu tunggu dan mempercepat pengambilan keputusan.
• Menjaga Akuntabilitas: Setiap komunikasi tercatat dengan rapi, menyediakan bukti atas setiap tindakan atau keputusan yang diambil. Ini penting untuk audit dan pertanggungjawaban.
• Mengurangi Risiko: Kesalahan atau kehilangan informasi dapat diminimalisir, mencegah potensi kerugian finansial atau hukum.
• Membangun Reputasi: Respon yang cepat dan profesional terhadap surat masuk, serta pengiriman surat keluar yang rapi dan tepat waktu, mencerminkan citra organisasi yang baik.
• Mendukung Sejarah Organisasi: Arsip surat masuk dan surat keluar adalah catatan sejarah yang berharga, mendokumentasikan perkembangan, keputusan strategis, dan interaksi organisasi dari waktu ke waktu.

Kesimpulan

Surat masuk dan surat keluar adalah dua sisi mata uang dalam komunikasi organisasi. Meskipun sama-sama berperan penting dalam menyampaikan informasi, keduanya memiliki ciri-ciri khas yang sangat berbeda, mulai dari arah aliran informasi, sumber dan tujuan, hingga prosedur penanganan dan implikasi hukumnya. Surat masuk adalah informasi yang diterima, memicu respons, sementara surat keluar adalah respons atau inisiatif yang dikirimkan, merepresentasikan organisasi.

Memahami dan mengelola kedua jenis surat ini dengan metode yang sistematis dan efisien adalah kunci keberhasilan administratif sebuah organisasi. Dengan sistem pengelolaan yang baik, informasi vital dapat mengalir lancar, keputusan dapat diambil dengan tepat, dan integritas serta reputasi organisasi dapat terus terjaga di mata semua pemangku kepentingan.